Odpowiedzialność biura rachunkowego za błędy – co musisz wiedzieć?
Odpowiedzialność biura rachunkowego za błędy – co musisz wiedzieć?
Wielu przedsiębiorców decyduje się na współpracę z biurem rachunkowym, by odciążyć się z obowiązków księgowych i podatkowych. Warto jednak pamiętać, że nawet najlepsze biuro może popełnić błąd, a konsekwencje tego błędu mogą spocząć na przedsiębiorcy. Jak wygląda odpowiedzialność biura rachunkowego za błędy i co można zrobić, by się zabezpieczyć?
Kto odpowiada za błędy księgowe?
Przede wszystkim, muszę jasno zaznaczyć, to przedsiębiorca ponosi pełną odpowiedzialność za swoje zobowiązania podatkowe i składkowe – nawet jeśli korzysta z usług profesjonalnego biura rachunkowego. Urząd Skarbowy oraz ZUS dochodzą należności od firmy, a nie od księgowego, co oznacza, że w razie pomyłki to przedsiębiorca musi uregulować zaległości i ewentualne odsetki. Jeśli w Twoich rozliczeniach podatkowych lub deklaracjach ubezpieczeniowych są błędy skutkujące tym, że zapłaciłeś niższy podatek lub składki to będziesz musiał zapłacić te zobowiązania wraz z odsetkami.
Bardzo często spotykam się ze stwierdzeniem, że „to wina biura rachunkowego”, albo że nic nie wiedzieliśmy o błędach w deklaracjach podatkowych. Przepisy są jednak nieubłagane, w pierwszej kolejności odpowiedzialność będzie ponosił przedsiębiorca. Biuro rachunkowe, albo osoba, która dopuściła się nieprawidłowości, także mogą ponosić odpowiedzialność.
Jakie obowiązki ma biuro rachunkowe?
Zacznijmy od obowiązków biura rachunkowego. Każde biuro rachunkowe zobowiązane jest do rzetelnego prowadzenia ksiąg rachunkowych i rozliczeń, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Kluczową rolę odgrywa tutaj umowa o świadczenie usług księgowych, która powinna precyzować:
- zakres usług biura
- obowiązki obu stron
- odpowiedzialność za ewentualne błędy
- numer polisy ubezpieczeniowej biura
W interesie obu stron jest to aby w sposób szczegółowy określić jakiego rodzaju usługi biuro zobowiązuje się świadczyć dla klienta. W zależności od formy organizacyjnej lub przyjętej formy prowadzenia ksiąg podatkowych lista usług może się zmieniać. Na zakres usług biura rachunkowego będzie miało wpływ także to ilu pracowników będzie miała firma i jakiego rodzaju obowiązki względem ZUS, lub innych instytucji, będzie miał przedsiębiorca. Spotykam się z sytuacją, że niektóre biura rachunkowe wykonują dla klientów znacznie więcej usług niż te, które wynikają z umowy. Często w ramach współpracy pojawiają się czynności, których biuro rachunkowe albo nie powinno, ze względów na swoje bezpieczeństwo prawne wykonywać, albo jest to wprost zabronione.
Czy biuro rachunkowe może ponosić odpowiedzialność odszkodowawczą?
Tak, biuro rachunkowe ponosi odpowiedzialność cywilną na podstawie Kodeksu cywilnego. Oznacza to, że jeśli przedsiębiorca poniesie szkodę na skutek błędu księgowego (np. zapłaci odsetki za zwłokę), może dochodzić od biura odszkodowania. Roszczenie takie będzie oparte przede wszystkim albo na niewykonaniu umowy albo nienależytym jej wykonaniu. Odpowiedzialność ta będzie dotyczyła szkody jaką poniósł przedsiębiorca. Mogą to być na przykład odsetki od niezapłaconego podatku z uwagi na błąd biura rachunkowego.
Ustawa o rachunkowości wymaga aby podmioty zajmujące się usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych posiadały polisę ubezpieczeniową obejmującą ubezpieczenie za szkody wyrządzone w związku z taką działalnością.
Kiedy księgowy może ponieść odpowiedzialność karną?
Jeśli księgowy celowo wprowadza w błąd urząd skarbowy lub dopuszcza się zaniedbań skutkujących przestępstwem skarbowym, może zostać pociągnięty do odpowiedzialności karno-skarbowej.
Zgodnie z art. 9 § 3 Kodeksu karnego skarbowego (KKS), odpowiedzialność za przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe ponosi nie tylko osoba, która dokonuje czynu zabronionego, ale również ta, która:
- na podstawie przepisów prawa, decyzji organu, umowy lub faktycznego wykonywania obowiązków zajmuje się sprawami finansowymi danego podmiotu
- kieruje wykonaniem czynu zabronionego
- wykorzystując uzależnienie innej osoby od siebie, poleca jej dokonanie czynu zabronionego
Co istotne, pod odpowiedzialność karno-skarbową mogą podlegać zarówno właściciele biur rachunkowych, jak i ich pracownicy odpowiedzialni za prowadzenie ksiąg oraz sporządzanie deklaracji podatkowych.
Przykładowo, jeśli księgowy świadomie poda nieprawdziwe dane w deklaracji podatkowej lub nie zgłosi zmiany objętych nią informacji, co skutkuje uszczupleniem podatku, to na podstawie art. 56 § 1 w zw. z art. 9 § 3 KKS może ponieść odpowiedzialność na równi z przedsiębiorcą, który formalnie odpowiada za swoje zobowiązania podatkowe. Osoba prowadząca księgi może także ponosić odpowiedzialność karną w przypadku posłużenia się nierzetelnym fakturami przez przedsiębiorcę ale wtedy kiedy możliwe będzie wykazania współdziałania świadomego współdziałania w popełnieniu przestępstwa fakturowego.
Odpowiedzialność biura rachunkowego na gruncie Kodeksu karnego
Podobne zasady znajdują odzwierciedlenie w Kodeksie karnym i także w tym względzie nie można wykluczyć odpowiedzialności osoby prowadzącej księgi:
- Art. 296 KK – odpowiedzialność za przestępstwa gospodarcze ponosi osoba, która na podstawie umowy lub faktycznie zarządza sprawami majątkowymi lub działalnością gospodarczą danego podmiotu, która wyrządziła znaczną szkodę majątkową.
- Art. 303 KK – jeśli ktoś wyrządza szkodę majątkową poprzez nierzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych (np. fałszowanie, niszczenie, usuwanie dokumentacji), może podlegać karze pozbawienia wolności do lat 3.
Właściciel biur rachunkowych powinni pamiętać szczególnie o art. 303 kk zwłaszcza w przypadku celowego niewydania klientom dokumentów księgowych po zakończeniu współpracy w oczekiwaniu na uregulowanie przez przedsiębiorcę należności wobec biura.
Odpowiedzialność wynikająca z ustawy o rachunkowości
Dodatkowe regulacje w zakresie odpowiedzialności biur rachunkowych zawiera ustawa o rachunkowości. Zgodnie z nią:
- Art. 77 pkt 1 – prowadzenie ksiąg rachunkowych w sposób niezgodny z przepisami może skutkować karą grzywny lub pozbawienia wolności do 2 lat.
- Art. 79 – jeśli biuro rachunkowe prowadzi działalność bez wymaganych uprawnień lub bez obowiązkowego ubezpieczenia OC, może podlegać karze grzywny lub ograniczenia wolności.
Odpowiedzialność biura rachunkowego na tle innych przepisów
Biura rachunkowe zobowiązane są także do przestrzegania przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. Poza tym, że biuro rachunkowe będzie samo administratorem danych przetwarzając chociażby dane osobowe swoich pracowników, to przede wszystkim biuro rachunkowe jest podmiotem przetwarzającym w rozumieniu RODO i ciąży na takim podmiocie szereg obowiązków, których niedopełnienie może skutkować nałożeniem kary administracyjnej, a w pewnych przypadkach, może pojawić się odpowiedzialności karna.
Drugi ze szczególnych obszarów niosących się ze sporym ryzykiem odpowiedzialności jest nieprzestrzeganie przez biuro rachunkowe obowiązków wynikających z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Podobnie jak w przypadku ochrony danych osobowych, naruszenia w obszarze przeciwdziałania praniu pieniędzy mogą skutkować odpowiedzialności administracyjną poprzez nałożenie kary administracyjnej, ale również odpowiedzialnością karną.
Podsumowanie
Korzystanie z usług biura rachunkowego to wygoda, ale nie zwalnia przedsiębiorcy z odpowiedzialności za rozliczenia podatkowe. Warto wybierać sprawdzonych księgowych, jasno określać zasady współpracy i regularnie kontrolować swoje finanse. W razie błędu biura można dochodzić odszkodowania, ale to przedsiębiorca w pierwszej kolejności odpowiada przed urzędem skarbowym. Świadome podejście do księgowości to najlepsza ochrona przed problemami finansowymi.
